「僕の会員になっている倶楽部で回ろう」と招かれたら、まず聞きたいのは「当日はご一緒でしょうか、それともご紹介で私たちが伺う形ですか」です。会員が同じ日に来場する同伴と、予約の窓口にはなるが当日は来ない紹介では、選べる曜日、記入する書類、受けられる料金の扱いが変わることがあります。
相手への返信は「お誘いいただきありがとうございます。○日は参加できます。会員制の倶楽部へ伺うのは初めてですので、予約時に必要な氏名等と、私が直接提出する書類がございましたらお知らせください。当日の来場時の服装も倶楽部の案内で確認いたします」で十分です。予約者だけに届く書類があるため、自分で一般予約サイトを探して同じ日時を押さえる前に、会員側の手配を確認しましょう。
「会員なら誰でも、いつでも紹介できる」を思い込みにしない
会員制だから一様に厳しいわけでも、会員が一人いればすべての曜日で同条件になるわけでもありません。ゲストが名前を出せば受け付けてもらえる方式と、予約の申し込み自体を会員から入れてもらう方式は違います。誘ってくれた人に当日の出欠を確認するときは、希望日と人数も一緒に伝えます。
茨城ゴルフ倶楽部で見る、電話する人と受付開始日
茨城ゴルフ倶楽部の公式案内は、ゲスト予約を会員同伴または紹介に限り、ゲストの受付は3か月前の同日午前10時から会員の電話で受けるとしています。平日の予約は一組3人以上。つまり会員とゲストの二人だけで「平日の方が空いていそうだから」と決めても、人数条件から組み直す必要が生じます。
さらに土日祝では、同倶楽部の案内に会員予約とゲスト予約で異なる開始日が記載されています。会員本人向けの案内を見て「予約開始は一か月前」とだけメモすると、ゲスト枠の時期を読み違えることがあります。休場日で開始がずれる場合もあるので、受付可能な最初の日が重要ならカレンダーを会員と一緒に確認してください。
武蔵松山と森林公園では土日祝に「同伴」が必要
武蔵松山カントリークラブは、ビジターの予約について平日は原則同伴で紹介も可、土日祝は同伴と案内しています。森林公園ゴルフ倶楽部の利用約款でも、土日祝・振替休日のゲストプレーは会員の同伴時に限り、平日は会員からの申込みがあれば紹介でのプレーが可能です。似ている二施設でも、申込みの手順や受付開始時期は各案内を読んでください。
例えば「土曜日に招かれていたが会員が急に欠席。せっかくなので残りの三人で行こう」という場合、単なる一人減では済まない可能性があります。予約の前提が同伴なら、残った三人にゲストとして入場する根拠があるかを施設に確認します。別の会員の名前を借りて行くのではなく、紹介者から正式に変更できるかを聞くべき場面です。
会員が当日来られない場合の返信
「ご連絡ありがとうございます。当日ご同伴が難しいとのことですので、この日のゲストだけでの利用が可能か、倶楽部へご確認いただけますか。難しければ別日に変更いたします」。この文面なら、すでに決まったはずの予約をゲストが勝手に変更することも、誘った会員に無理な出席を迫ることも避けられます。
日程を変える場合は、組数、曜日、人数が変わっても同じ受付条件かをもう一度見ます。平日から土曜日へ移すだけで紹介では足りなくなる例があります。会社のカレンダーが休日でも施設の扱いが平日なのか、祝日の扱いになるのかは、プラン側の区分が基準です。
名前を渡したあと、ゲスト本人が必要な手続きを終える
「会員さんに名簿は送ったから準備完了」と思っていると、会員宛に届いた確認書類が自分の手元へ届かないまま当日を迎えることがあります。参加の意思を伝えた段階で「本人からの提出物はありますか。期限は何日ですか」と聞き、提出が必要な人を明確にします。書類の内容や送付方法は、利用する施設の最新案内に合わせます。
我孫子ゴルフ倶楽部では紹介状の提出期限に注意
我孫子ゴルフ倶楽部の案内では予約後に会員へ請書とゲスト紹介状を送り、来場するゲストは紹介状に必要事項を記入してプレーの2日前までに郵送またはFAXで提出します。誘いに返事をした日と、紹介状を受け取った日、倶楽部に提出した日は別です。相手が遠方にいる場合は、いつ自分が記入できるかから逆算して手配します。
「紹介状」という名前が同じでも、すべての会員制クラブが同じ書類と締切を使うわけではありません。ほかの倶楽部へ行ったときに提出した古い様式を流用せず、今回の予約について送られたものを使います。個人情報の載った書類を同伴者全員が参加するチャットに貼る必要はありません。受付の指定方法に沿って提出し、会員には手続きが済んだ旨だけを伝えれば足りることがあります。
自分の予算と会員の負担を混ぜない
会員が招いたからといって、会員が全員分を支払うかどうかまでは決まりません。「当日は個別精算でしょうか。ゲスト一人分の目安と、別に必要な費用があれば準備して伺います」と聞くと、支払いの意思と確認する範囲の両方が伝わります。費用を出す人を聞きにくいときも、施設へ来場するのに必要な支払方法を確認することは不自然ではありません。
グリーンフィ、キャディフィ、カートの利用、ロッカー、利用税、飲食など、料金表に並ぶ項目は施設や日程によって違います。ビジター料金とメンバー料金を同じ列に置いている表では、会員が見ている合計をそのまま自分用に転記しないようにします。ゲスト向けの優待がある場合も、同伴時のみか紹介のみでも使えるかを確認し、当日提示する券があるなら忘れずに用意してください。
一組から一人減るときの見積もり
一人あたりの料金に三人・二人の割増がある場合、四人予定から一人欠席すると、欠席した人の分を差し引くだけでは残り三人の予算が出ません。仮に説明用としてゲスト基本を一人20,000円、3人の追加を一人1,000円と置けば、残る一人は21,000円です。これは各施設の実際の価格ではなく、料金表を読む際の例です。加えて曜日の最低人数を満たすかも確かめます。
一組単位で発生する取消料と、一人の登録変更にかかる扱いも別です。茨城ゴルフ倶楽部のページは土日祝の取消しについてプレー日によって旧案内と新案内を分けています。過去の経験から一律の日数や金額を当てず、今回の日付に対応する表を紹介者と見ます。連絡先が会員しか分からない場合は、変更が分かった時点で早めに伝え、受付側の手続きを待ちます。
当日着る服は「玄関を入るとき」と「芝の上」で分ける
会員制コースへの初招待で迷いやすいのがジャケットです。必要な期間、認められる上着の種類、靴の扱いは施設で違います。ゴルフウェアを着ればどこでもそのまま玄関に入れるとも、年間を通じてジャケットが必須とも決められません。会員の「普段着でいいよ」を、具体的な案内に置き換えて確認しましょう。
よみうりゴルフ倶楽部では、6〜9月の夏季を除き来場時にスーツ、ブレザー、ジャケットなどの上着を求めています。例えば11月の来場を相談しているなら、夏に同じ施設で撮った写真を見て上着不要と判断するのは時期違いです。同行者にとって当たり前の規定ほど案内で省略されやすいので、倶楽部のサイトの服装欄を自分でも一度見ます。
玄関で預けるもの、手に持って入るもの
キャディバッグには氏名が分かる札を付け、財布、予約者名、紹介者の連絡先、当日必要な書類は小さな手荷物にまとめます。先にバッグを預けてから、ゲスト紹介状の控えや着替えを中に入れたままだと気付くと、受付の流れを止めてしまいます。ゴルフシューズに履き替える場所も、施設案内を確認します。
車に同乗する場合は、同伴者全員が玄関で降りるのか、運転担当が駐車してから改めて合流するのかを先に決めます。会員の同伴が条件の予約で、ゲストが先に受付へ着くこと自体はあり得ますが、勝手に手続きを進められるとは限りません。遅れている会員と連絡を取り、スタッフには予約代表者名と現在の状況を正直に伝えます。
紹介のみのとき、当日の連絡はどうするか
紹介者が自宅や職場にいて来場しない場合、コースの受付で確認が必要になったとき、連絡の取れる時間や方法を決めておきます。紹介者の携帯番号を同伴者全員に広める必要はありません。誰が窓口になるかを一人決め、名簿・予約名・スタート時刻を共有しておくと、紹介者に同じ問い合わせが何度も行くことを避けられます。
本人の参加区分は、会員に同行するゲストなのか、紹介だけを受けたゲストなのか、倶楽部が登録したものに従います。フロントで慌てて「○○さんの知り合いです」とだけ答えるより、「本日○時○分スタートで、○○会員のご紹介の△△です」と名乗れれば、受付でも検索しやすくなります。
プレーする人のほかに家族が来るとき、予定をどう変えるか
会員の招待は、同伴プレーヤー本人を受け入れる手続きです。送り迎えに来た家族がロビーやレストランで待てるか、見学でカートに乗れるかまで自動的に決まるわけではありません。よみうりゴルフ倶楽部のようにプレーヤー以外の入場を原則認めない施設もあります。予約人数を増やす前に、「打つ人」と「プレーしない人」を分けて施設へ相談します。
送迎だけの人は、待機できる場所と帰りの迎え場所を別に決めます。ラウンド終了時刻は固定できないので、「後半に入ったときに一度連絡」「ホールアウト後に出発連絡」など目安を合わせておきます。倶楽部側に許可を取らず、玄関ロータリーで長時間待ち続ける予定にしない方がスムーズです。
ゲストが他の人を誘いたいとき
直前に「もう一人なら呼べそう」と思っても、空き人数とゲストの追加可否は別です。会員一人が紹介できる人数や組数、登録締切、ゲスト紹介状の扱いなどがあるため、まず紹介者に希望を伝えた上で新しい人に正式な返事をします。人数が増えればキャディやカートの手配、組み合わせの調整が必要な場合もあります。
取りまとめる人は、名前の読み方、利用日の出欠、会員の参加状況だけを最初に集め、倶楽部が追加で指定する情報は指定方法で受け取ります。連絡班で参加予定の人を数えるときも、「保留」「会員に確認中」「倶楽部の受付完了」を一緒に確定人数に入れないようにします。
プレー前とプレー後に会員へ伝える一文
前日には「明日は○時に○○倶楽部のフロント前へ伺います。ゲスト紹介状は提出済みで、予約名は○○様と伺っております。上着も用意しました」と必要なところだけ連絡します。書類を使わない施設ならその部分は省きます。会員の行き帰りの都合とゲストの集合を混同せず、早く到着しすぎても館内へ入れるとは限らないことも念頭に置きます。
終了後は「日程のご調整とご紹介、ありがとうございました。初めての倶楽部でしたが、事前に手続きを教えていただき落ち着いて回れました」と、実際にしてもらったことへお礼を伝えます。次回も同じ条件で予約できるとは限らないので、直接倶楽部へ会員名を使って予約を入れるのではなく、改めて紹介者に相談しましょう。
初めての午前スタートを、予約日から逆算する例
仮に土曜9時のゲスト枠に招かれ、書類提出の案内が届いたとします。最初にカレンダーへ書くのはプレー当日だけでなく、同伴会員の出欠確認日、紹介状を記入して先方へ届かせる日、参加人数の変更を届けられる日です。郵送なら投函と到着の間の時間を取り、FAXを指定されたときは送信後の控えを残します。期限まで余裕があるようでも、祝日や定休日をまたぐと、問い合わせに返事が来るのが翌営業日になることがあります。
次に9時のスタートに対する受付時刻を案内書から読み、受付、着替え、用具の受け取り、スタート地点への移動の順で時間を置きます。初めてのゲストは名簿の確認に余裕をみておき、練習したいときだけさらに早い到着にします。スタートまでの余白をシャワーや食事の営業時間と混同せず、自分の組に必要な手続きから先に済ませると落ち着いて初日を始められます。
